Email Trường Học Tại Mỹ: Hướng Dẫn Chi Tiết và Mẫu Thư
Viết email cho trường học ở Mỹ có thể hơi đáng sợ, đặc biệt nếu bạn chưa từng làm điều đó trước đây. Tuy nhiên, với hướng dẫn chi tiết và mẫu thư này, bạn sẽ tự tin hơn rất nhiều. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ cách viết email hiệu quả, thu hút sự chú ý của trường và tăng cơ hội được nhận xét tích cực.
1. Xác định Mục Đích Viết Email
Trước khi bắt đầu viết, hãy xác định rõ mục đích của email. Bạn muốn làm gì?
- Yêu cầu thông tin: Bạn cần thông tin về chương trình học, học phí, điều kiện nhập học, ký túc xá,...
- Ứng tuyển: Bạn muốn nộp đơn xin nhập học vào trường.
- Hỏi về học bổng: Bạn muốn tìm hiểu về các cơ hội học bổng.
- Liên hệ với giáo sư: Bạn muốn liên hệ với một giáo sư cụ thể để hỏi về nghiên cứu hoặc cơ hội hợp tác.
- Khác: Bạn có những thắc mắc khác cần được giải đáp.
Việc xác định mục đích sẽ giúp bạn tập trung và viết email ngắn gọn, súc tích hơn.
2. Tìm Địa Chỉ Email Chính Xác
Điều quan trọng nhất là bạn phải tìm được địa chỉ email chính xác của người hoặc bộ phận mà bạn muốn liên hệ. Thông thường, bạn có thể tìm thấy thông tin này trên trang web của trường học. Hãy tìm kiếm các mục như "Contact Us," "Admissions," "Financial Aid," hoặc "Faculty Directory," tùy thuộc vào mục đích email của bạn.
3. Cấu Trúc Email Chuẩn
Một email chuyên nghiệp và hiệu quả cần có cấu trúc rõ ràng:
-
Tiêu đề (Subject): Ngắn gọn, rõ ràng, phản ánh nội dung email. Ví dụ: "Inquiry about Master's Program in Computer Science," "Application for Undergraduate Admission - [Tên bạn]," "Question regarding scholarship opportunities." Tránh các tiêu đề chung chung như "Hello" hoặc "Question."
-
Lời chào (Greeting): "Dear [Tên người nhận]," hoặc "Dear Admissions Committee," nếu bạn không biết tên người nhận cụ thể. Sử dụng "Dear Sir/Madam" chỉ khi thật sự không tìm được tên người nhận.
-
Thân thư (Body): Đây là phần quan trọng nhất. Hãy giới thiệu bản thân ngắn gọn, nêu rõ mục đích email và những câu hỏi cụ thể của bạn. Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, trang trọng. Tránh viết tắt và ngôn ngữ informal.
-
Lời kết (Closing): "Sincerely," hoặc "Respectfully," tùy thuộc vào mức độ trang trọng.
-
Chữ ký (Signature): Bao gồm tên đầy đủ, số điện thoại, email, và các thông tin liên hệ khác nếu cần thiết.
4. Mẫu Email
Dưới đây là một vài mẫu email cho các mục đích khác nhau:
Mẫu 1: Yêu cầu thông tin về chương trình học
Subject: Inquiry about Master's Program in Computer Science
Dear [Tên người nhận],
My name is [Tên bạn] and I am writing to inquire about the Master's program in Computer Science at [Tên trường]. I am particularly interested in [chuyên ngành cụ thể]. Could you please provide me with information regarding the program curriculum, admission requirements, and tuition fees?
Thank you for your time and consideration.
Sincerely, [Tên bạn] [Số điện thoại] [Email]
Mẫu 2: Nộp đơn xin nhập học
Subject: Application for Undergraduate Admission - [Tên bạn]
Dear Admissions Committee,
I am writing to express my strong interest in applying to the undergraduate program at [Tên trường]. I have attached my application materials, including my transcript, letters of recommendation, and personal statement.
Please let me know if you require any additional information.
Thank you for your time and consideration.
Sincerely, [Tên bạn] [Số điện thoại] [Email]
5. Kiểm Tra Kỹ Lưỡng Trước Khi Gửi
Trước khi gửi email, hãy kiểm tra kỹ lại chính tả, ngữ pháp và dấu câu. Đảm bảo rằng email của bạn rõ ràng, súc tích và dễ hiểu.
Việc viết email cho trường học tại Mỹ không quá khó khăn nếu bạn làm theo các bước trên. Hãy chuẩn bị kỹ càng, viết email chuyên nghiệp và kiên nhẫn chờ đợi phản hồi. Chúc bạn thành công!
